Hace ya algunos años que venimos escuchando hablar de la 4ta Revolución Industrial, del mundo VICA (volátil, incierto, complejo y ambiguo) o más recientemente en el tiempo del Universo RUPT (Rapid, Unpredictable, Paradoxical y Tangled, por sus siglas en inglés). O de la transformación digital, o de que el mundo está en constante cambio….
Y veníamos tratando de adaptarnos a las nuevas tecnologías, a ser un poco más ágiles… Y de repente, el 13 de marzo, y casi de un día para el otro, nuestro mundo cambió.
Hoy, a poco más de 60 días del primer caso y de la exhortación a quedarnos en casa, son varias las organizaciones que están volviendo al trabajo presencial. Sin embargo, ninguna persona volverá del mismo modo que se fue, ni ninguna organización será la misma que dejamos.
La “nueva normalidad” o como mejor nos gusta llamarlo la “nueva realidad” nos obliga a cuidarnos, a distanciarnos (físicamente), a no compartir algunas cosas, y a aprender una nueva forma de trabajar.
Son muchas las interrogantes que aparecen mientras vamos preparando esa vuelta. La realidad exige cambios que implican distanciamiento, poco contacto, mucho cuidado. Cambios que inciden a nivel del layout de las organizaciones, en el diseño de los puestos de trabajo, en los espacios colaborativos, en la forma de interactuar y trabajar. Las organizaciones buscarán proteger y asegurar la salud de sus trabajadores, no solo para minimizar el riesgo de contagio, sino también porque brindar esa sensación de seguridad es indispensable para que los colaboradores puedan volver a trabajar con tranquilidad.
En este artículo conjunto entre BM&Asoc y ARQUITECTURAMAS, damos algunas orientaciones respecto de la gestión de personas y el uso del layout espacial, para organizar la vuelta a las oficinas:
El diseño de la “nueva estructura física”: el layout espacial
A la hora de pensar en la intervención en los espacios de trabajo, lo fundamental será la versatilidad para adaptarse a nuevos escenarios.
Debido a las medidas de distanciamiento social, una misma superficie de oficina podrá albergar menor cantidad de personas que antes. Cada organización es un caso particular, ya que el nuevo layout depende no solo de las cualidades del espacio físico, la cantidad de metros cuadrados disponibles o del personal de cada empresa, sino también del tipo de cultura y forma de trabajar que propone.
Modificación en la distribución y organización de layouts
Realizar una revisión del layout espacial general es fundamental y la primera acción a tomar. Esto implica valuar la cualidad y cantidad de espacio disponible e identificar zonas con menor frecuencia de uso o subutilizadas, para ser aprovechadas según las nuevas demandas de espacio y tareas.
Una vez realizada esta revisión, es recomendable comenzar a involucrar a los colaboradores en el aporte de ideas para el rediseño del espacio. Hacerlos partícipes en dicho proceso hará que se apropien de las decisiones y logren adaptarse a la nueva realidad.
Como primer punto, resulta vital definir cuestiones que tienen que ver con la particularidad de los equipos de trabajo. Los líderes tienen que poder establecer conversaciones con sus colaboradores para responder a algunas de estas interrogantes: ¿Quién está listo para volver y quién no? ¿Quién está más expuesto al contagio porque usa transporte público, o quién vive con adultos mayores y tiene miedo de volver? ¿Quién tiene hijos en edad escolar y no tiene con quién dejarlos si vuelve a la oficina? Consultar a cada uno de los colaboradores permite comprender y ajustar las decisiones con un justo equilibrio entre las necesidades de la organización y de los colaboradores.
En una cultura participativa es probable que este tipo de asuntos se resuelvan colaborativamente. En organizaciones más verticales o con estilos autoritarios de gestión, es un buen momento para empezar a trabajar hacia culturas orientadas a las personas. Para esto es necesario desarrollar en la organización dos competencias centrales: el liderazgo y la comunicación.
Aspectos a tener en cuenta en la distribución espacial
Si bien, como mencionamos anteriormente, cada organización es especial, se podría plantear una serie de aspectos que será conveniente y necesario estudiar en la mayoría de los casos.
a. Puestos de trabajo
En los casos de puestos de trabajo que no se encuentren separados más de dos metros, se deberá reubicarlos para lograr la distancia requerida, o bien girar la orientación de los escritorios para evitar tener puestos enfrentados.
En oficinas donde las distancias físicas no son posibles de cumplir, se puede optar por utilizar barreras físicas como mamparas separativas entre los puestos de trabajo. Si bien la tendencia internacional en material de oficinas estaba intentando prescindir de estos tabiques para generar espacios y ambientes más colaborativos, en este contexto pueden ser útiles para brindar a los usuarios una sensación de protección y seguridad. Es preferible optar por materiales de fácil limpieza y que soporten frecuencias de agentes químicos sin deteriorarse, así como materiales transparentes para evitar la sensación de aislamiento.
La delimitación del área de distanciamiento en el piso también puede transmitir seguridad a la persona que se encuentra en el puesto de trabajo, así como una clara señal de límite a otros colaboradores.
Muchos preferirán y se sentirán más cómodos teniendo puestos individuales y no compartiendo espacios de trabajo. Políticas de uso por día, en vez de varios turnos diarios, así como el uso de manteles de papel descartables para los escritorios serán valorados por los colaboradores.
b. Áreas de circulación
En los accesos a edificios, es recomendable reservar un sector donde quien ingresa pueda tomar las medidas de higiene necesarias así como un área donde se realicen los chequeos indicados según protocolo. Será conveniente a su vez, al ingreso de cada oficina, disponer de un sector donde los colaboradores puedan disponer de las pertenencias que no necesita para su trabajo de forma segura y evitando el traslado al interior de la oficina.
Fomentar la circulación en sentido horario, así como marcar una puerta de ingreso y otra de salida, en caso de ser posible, es favorable para evitar esparcir gérmenes y virus. Es conveniente la señalización de estas direcciones con flechas en el piso para recordar y estimular esta medida entre los colaboradores. También el marcar puntos de espera en acceso a salas, ascensores y áreas comunes favorece que las personas respeten los espacios individuales. Otro tema importante es que la cantidad de usuarios por ascensor tiene que ser restringida, por lo que la escalera pasará a usarse más que antes. Es importante entonces atender el tráfico en la escalera, el sentido de subida y bajada, por ejemplo con un ceda el paso para el que sube. Y obviamente, tiene que haber una alta frecuencia de limpieza del pasamanos .
c. Áreas de uso común
Determinadas áreas compartidas como salas de reuniones o de uso no frecuente (lugares de esparcimiento, quiet rooms, salas de conferencias, etc.), de existir, hoy significan una reserva de espacio para las empresas, pudiendo reconvertirlas a áreas con estaciones de trabajo, en este proceso de retorno con distanciamiento social.
Otros, como ser comedores o espacios de sociabilización tendrán, al menos en un principio, un uso limitado, disminuyendo la cantidad de personas que las pueden utilizar simultáneamente y realizando una disminución del mobiliario para albergar únicamente a la cantidad máxima de personas por sala.
d. Aire y ventilación
Este es uno de los puntos principales sobre el que trabajar ya que incide directamente sobre nuestra salud y bienestar. Espacios que tengan la posibilidad de aperturas de ventanas para una ventilación natural serán más valorados por los usuarios que aquellos que únicamente tengan sistemas de ventilación mecánica. En este segundo caso la cantidad de renovación de aire así como el sistema de filtros y sus políticas de mantenimiento deberán ser revisados y reforzados. Es importante asegurar el ingreso de aire desde el exterior para asegurar una óptima renovación.
e. Automatización
Es probable que tanto apertura de puertas, como el accionamiento de luces, grifería o todo mecanismo que deba ser accionado recurrentemente por diferentes usuarios, tiendan a automatizarse de a poco.
Es conveniente repensar la forma de apertura de las puertas. Sería óptimo la automatización sin necesidad de contacto, pero existen algunas instancias previas posibles, como la sustitución de picaportes por brazos hidráulicos, sistemas de empujen con el pie, controles de acceso con electroimán, etc. Asimismo, en el caso de la iluminación, cambiar las llaves por sensores de movimiento con encendido automático evita un punto de contacto de varias personas.
Qué tener en cuenta en la transición hacia la vuelta a las oficinas
En términos generales, la gestión de personas en las organizaciones ya no será la misma. Dependiendo de cómo se ha trabajado antes, las personas pueden tener incorporado un mayor o un menor espíritu de equipo, pueden estar en mayor o menor nivel alineados a la cultura organizacional, la cultura puede ser más o menos colaborativa, los jefes podrán ser líderes cercanos… o simplemente jefes.
Como toda crisis, y tomando el anagrama chino crisis (危机, Wei Ji, peligro y oportunidad ocurriendo al mismo tiempo), este puede ser un muy buen momento para trabajar aspectos de la gestión humana que no han sido abordados antes. Lo que las organizaciones hagan o dejen de hacer será clave a la hora de enfrentar esta "nueva normalidad". Los colaboradores recordarán a las organizaciones y líderes que estuvieron cerca, apoyando y disponibilizando herramientas de ayuda para enfrentar mejor estos momentos.
Es de suma importancia en esta nueva realidad, que las organizaciones desarrollen protocolos de actuación, para que los colaboradores se sientan seguros y puedan trabajar sin dificultades. Es importante también informar sobre las medidas sanitarias y mantener la información actualizada, asegurando que todos comprendan el “para qué” de las acciones. Si la organización tiene un área de Seguridad y Salud Ocupacional es conveniente que ésta realice el seguimiento de aplicación de las mismas, verifique y coordine con el área de Gestión Humana y las demás áreas la comunicación de forma continua y dinámica, ajustando los protocolos a los diferentes vaivenes que se vayan dando. Es importante generar rutinas que favorezcan la construcción de los nuevos hábitos.
¿Cómo impacta el uso del espacio físico en las emociones?
El espacio físico también “trasmite emociones”.
El distanciamiento físico necesario para minimizar el riesgo de contagio, y las precauciones (como desinfectar los espacios antes de usarlos, no poner objetos personales, como portarretratos, artesanías, etc, aspectos que hacen a la personalización del espacio y lo vuelven “propio), afectan las emociones, aumentando los niveles de stress y ansiedad, por lo que la organización deberá estar atenta y cerca de sus colaboradores. Para esto es necesario que los líderes trabajen sobre el desarrollo de competencias para gestionar las emociones, específicamente en momentos de crisis. Esto les permitirá liderar en cercanía, conocer y comprender su realidad y la de sus colaboradores y dar apoyo y contención, desde una gestión más humanizada
También pueden realizarse cambios en los espacios para facilitar estos procesos de adaptación y que el impacto de los mismos se visualice como positivo. Esto se puede lograr trabajando aspectos como la disposición de mobiliario, la iluminación, la incorporación de vegetación, texturas y color al espacio.
Los cambios en la disposición del mobiliario existente o la incorporación de nuevo mobiliario, facilitará la generación de diversos ambientes, proponiendo nuevas formas de trabajo y estimulando a sus usuarios, según la actividad a realizar, ya sea distensión, colaboración y concentración.
En el caso de la iluminación, se deberá buscar y optimizar la presencia de luz natural en los ambientes (la cual será más valorizada que antes) y tratando la intensidad y calidad de la luz artificial.
Por otra parte, el uso del color es un recurso que podemos emplear para dar señales de cómo un espacio puede ser utilizado, potenciando la adecuación del mismo a determinadas tareas. Por ejemplo, los colores vibrantes transmiten energía y estimulan la creatividad, adecuados para las áreas de colaboración, así como los colores pasteles, verdes y azulados transmiten serenidad en lugares de concentración. La inclusión de vegetación –que de por sí colaboran con la mejora en la calidad del aire–, la utilización de materiales naturales como la madera, o incluso imágenes de entornos naturales, conectan a las personas con la naturaleza, transmitiéndoles una sensación de calma y bienestar.
Presentar la “nueva organización” a los colaboradores antes que lleguen a las oficinas es una práctica que les permitirá “apropiarse” más fácilmente del nuevo espacio.
Es importante explicarles a los colaboradores por qué se tomaron determinadas decisiones, por qué se realizaron los cambios y por qué fueron elegidos para volver o para continuar teletrabajando.
Antes del reintegro al lugar, sugerimos realizar una trasmisión “virtual” del nuevo layout, como parte de la capacitación de los protocolos, que puede incluir un recorrido virtual por el espacio, mostrando las áreas de trabajo, los accesos, la circulación, etc.. Esto también ayuda a anticipar los cambios y para que los colaboradores puedan prepararse mejor para ese nuevo espacio de trabajo.
Peligro y oportunidad ocurriendo al mismo tiempo
Esta “nueva realidad” implica atender aspectos del layout espacial y la definición de protocolos. Pero a su vez, impacta directamente en la cultura, las políticas de trabajo, el desarrollo de competencias, en un momento en el que las organizaciones deben analizar y trabajar más profundamente en su forma de hacer las cosas. Una “nueva realidad” donde la agilidad y el cambio, será la constante.
Nadie podía imaginar hasta qué punto el año 2020 se convertiría en una de las crisis más agudas de la historia económica, política y social del mundo entero en las últimas décadas. Esta crisis dibujará un escenario absolutamente diferente en el mundo, en el mundo del trabajo y en la gestión humana en las organizaciones. Antoine de Saint Exupery decía que “el hombre se descubre cuando se mide contra un obstáculo”. De nosotros depende qué hacer con los obstáculos. Podemos construir o podemos quedarnos sobre los escombros. Siempre hay oportunidad en las crisis.
Los invitamos a seguir construyendo.
BM&Asoc/Arquitectura MAS
