En esta nueva etapa de retomar las actividades presenciales, las empresas están desarrollando y ajustando periódicamente sus protocolos y realizando las modificaciones necesarias en sus espacios para una vuelta segura y confortable.
Aunque parezca menor, la diferencia entre una empresa que se encuentra en una casa independiente de otras oficinas y otra que se encuentre ubicada en un complejo de oficinas, es importante respecto a la vuelta a los espacios de trabajo. La diferencia radica en el tiempo que destina una persona en llegar a su puesto de trabajo en un complejo de oficinas, los riesgos a los que se ve expuesto y el estado emocional en el que esa persona comienza su día de trabajo. De hecho, en los complejos de oficinas en grandes ciudades, las personas pueden demorar más de 2 horas para pasar por todo el protocolo de seguridad y llegar a su puesto de trabajo en los pisos superiores.
Por eso, la búsqueda de seguridad y bienestar en los espacios de trabajo no debe dejar de lado la consideración de tiempos y recorridos para acceder a los mismos, tanto en la vía pública como en las áreas comunes de los complejos de oficinas.
Cómo son cualitativa y cuantitativamente esos espacios, y cómo impactan en los tiempos y las formas en que nuestros colaboradores interactúan con otras personas para poder llegar a la oficina, serán parte de la experiencia del retorno, por lo que es importante preguntarnos ¿cómo gestiona la organización estos tiempos “muertos o improductivos”?
Prácticas como la Responsabilidad Social Empresaria, Marca Empleadora, la Experiencia del Empleado y la Experiencia del Cliente se están viendo afectadas según las decisiones y las prácticas que las empresas construyan en relación con la vuelta a las oficinas en épocas de Covid 19.
¿Qué aspectos debemos tener en cuenta para proporcionar una vuelta segura y confortable a nuestros colaboradores y clientes, contemplando los trayectos? ¿Cómo afrontar el desafío del distanciamiento en espacios con muchos usuarios? ¿Cómo gestionar los tiempos de circulación y traslados?
Aspectos a tener en cuenta
A continuación compartimos algunas recomendaciones para gestionar la vuelta en los complejos de oficinas
Una de las primeras situaciones a atender será la llegada de los colaboradores a los lugares de trabajo. Conocer, por ejemplo, qué porcentaje de ellos prefiere y puede teletrabajar y quiénes prefieren volver a las oficinas es el paso inicial para un regreso seguro. En este mapeo se deben tener en cuenta además factores de riesgo, como la situación familiar, tiempos de traslado, competencias para el desarrollo de un teletrabajo efectivo, etc.
Dentro de quienes vuelven a las oficinas, resulta indispensable tener claro quiénes usarán transporte público, quiénes se moverán en vehículos particulares y quiénes lo harán en transporte de la compañía. Es claro que resulta imposible mantener los 2 metros de distancia en la mayoría de los buses, por lo cual el plan de regreso puede incluir algún tipo de solución para aquellos colaboradores que no tienen otra opción para el traslado. Algunas compañías están contratando servicios de transporte colectivos propios, que aseguren la distancia mínima y todos los cuidados necesarios para un traslado seguro. Otros han diseñado “cadenas” (como las de los colegios), donde aquellos trabajadores que disponen de vehículo propio ayudan en el traslado de sus compañeros, quedando el combustible y otros gastos de mantenimiento del vehículo a cargo de la empresa. Más allá de la solución específica, es claro que cuanto menos traslado en transporte público realicen los trabajadores de una empresa, existirá menos posibilidad de contagio.
Los accesos generales a complejos es uno de los puntos críticos de esta nueva realidad, no sólo porque se convierten en salas de espera para tomar escaleras o ascensores, sino que los halls de distribución y acceso se han trasformado en puntos de sanitización y control. Los protocolos recomiendan tomar medidas necesarias de higiene en accesos, donde generalmente se realizaran chequeos de temperatura, se provea de alcohol en gel y demás.
La buena gestión y organización en los espacios de acceso de las personas, así como la cantidad y calidad del área de espera desde el punto de vista térmico, visual y sonoro, están influyendo en la experiencia de nuestros colaboradores y/o clientes.
Cuando el volumen de personas que se mueven a la misma hora (en el ingreso y en la salida de la empresa) es muy grande, es recomendable planificar y organizar turnos escalonados (tanto para el ingreso, el almuerzo y la salida).
Los edificios en torre poseen generalmente un sistema de circulaciones verticales calculado para asegurar el traslado del aforo de personas para el cual fue diseñado. Los ascensores cuentan con una capacidad que asegura ese traslado con mayor o menor rapidez.
Sin embargo hoy los protocolos de distanciamiento aconsejan importante disminución de personas por viaje, lo cual genera dos problemas: enlentece el ascenso de personas y genera aglomeraciones en la espera para subir. Los halles de acceso a ascensores deberán ser gestionados para resolver estas demoras, ya sea demarcando sitios para filas o improvisando espacios de espera confortable.
Por otro lado, veremos cada vez más usuarios utilizando las escaleras (cuando sea posible según el piso al que deban llegar), para minimizar tiempos de espera y evitar compartir recintos cerrados, así como el contacto con los botones de los ascensores (uno de los lugares con mayor cantidad de virus y gérmenes). En estos casos serán necesarias reglas de uso para las escaleras, con indicaciones de prioridad de sentido ascendente o descendente según el horario, así como reglas para ceder el paso.
Si bien las medidas a tomar para evitar riesgos son ampliamente conocidas, en la actividad cotidiana muchas veces pueden olvidarse algunas de ellas y volverse de forma casi mecánica a actitudes que rompen con los protocolos de seguridad.
El uso constante de cartelería y material informativo respecto a las formas de prevenir el contagio, tanto en la oficina como en vía pública y en domicilio, así como las capacitaciones respecto a este tema, reforzarán la adquisición de nuevas conductas y rutinas.
Será de utilidad también la utilización de recursos en línea como redes sociales, apps, mails o sitios web para transmitir información sobre nuevas formas de trabajo, protocolos sanitarios, recomendaciones y cualquier tipo de información que se considere relevante para el regreso a la oficina.
Es importante que la empresa ponga a disposición de sus colaboradores el material de higiene necesario para cumplir las medidas de control, prevención y actuación: distribuir y colocar dispensadores de alcohol en gel en lugares visibles y asegurar su recarga continua; disponibilizar implementos de lavado y desinfección y asegurar la continua reposición de jabón en baños y cocinas; guantes descartables en el caso de actividades que impliquen contacto con público, son algunos ejemplos. También es útil que cuente con stock de mascarillas descartables, que estén disponibles cuando algún trabajador olvida la suya.
Asegurar limpieza del puesto de trabajo y de los equipos, extremando esas medidas en escritorios (en algunos casos donde se hagan turnos es indispensable limpiar el puesto de trabajo antes y después de su uso), mesas, picaportes, pasamanos, teléfonos y teclados. Asimismo, es de suma importancia ventilar los ambientes de trabajo periódicamente.
El uso de artículos como mate, botellas, cubiertos y vajilla debe ser individual únicamente (no deben compartirse).
Por lo general las áreas de circulación tienen un fin meramente funcional, donde se busca efectivizar el rendimiento del área. Aquellos edificios que cuenten con grandes halles o circulaciones, quizás ineficientes desde el punto de vista de rendimiento del m2, pasarán a ser mucho más valorados. Lo que antes era un lujo o un tema meramente de diseño, pasará a ser ahora un requisito de salud y bienestar, que permita acceder a las distintas oficinas simultáneamente de forma segura y manteniendo las distancias.
En corredores estrechos será conveniente indicar circulaciones en un sentido o de lo contrario marcar sendas de circulación para mantener distancias y evitar cruzamientos. Es recomendable tener indicada una puerta de ingreso y otra de salida, automatizando su apertura o pasando a un sistema de empuje para evitar puntos de contacto como ser pestillos o tiradores.
Los servicios higiénicos, comedores y cocinas pueden ser de los espacios que generen una mayor percepción de riesgo al contagio, sobre todo cuando son compartidos con personas a las cuales no conocemos (como puede darse en el caso de oficinas compartidas en un mismo piso).
Es recomendable que se encuentren claramente explicitadas las normas de uso, sobre todo la cantidad de personas que pueden hacer uso de los mismos en forma simultánea.
El cronograma de desinfección y limpieza debe estar en un lugar visible para todos.
En el caso de baños o comedores cerrados es muy importante reforzar la ventilación de los mismos y el control de humedad. Es importante asegurar el mantenimiento y la limpieza de equipos que proyectan aire como secadores de manos, aire acondicionado y ventilación.
Se deben minimizar los puntos de contacto como ser: apertura de puertas, accionar de canillas, secamanos, papeleras, y eliminar todos los utensilios y elementos compartidos, así como alimentos sin envoltorios
Las áreas de uso común al aire libre que ofrezcan los complejos de oficinas serán más apreciadas y revalorizadas que antes (dependiendo obviamente de la época del año). Estas podrán ser utilizadas por aquellas empresas que no dispongan en sus oficinas de espacios con las nuevas dimensiones requeridas para realizar determinadas tareas colaborativas o para la interacción social entre sus colaboradores. Muchas recurrirán a estos espacios para dar lugar a ciertas actividades que requieran más área de la que disponen.
Otros locales que pueden albergar este tipo de actividades son las grandes salas de reuniones o conferencias. Las reuniones presenciales de varios integrantes, al menos en el corto y mediano plazo serán reemplazadas por reuniones virtuales, por lo tantos estos espacios pueden ser también áreas complementarias para actividades de las empresas, siempre acompañado de una buena gestión responsable y coordinada con aforos claros y regímenes de desinfección previa y posterior a su uso.
La importancia de los líderes y el soporte de las áreas de Gestión Humana
Las mejores medidas para la prevención fracasarán si la organización no trabaja en la adquisición de nuevas conductas. De hecho, la aparición de la mayoría de los últimos brotes en nuestro país no han sido errores de protocolo, sino errores humanos.
El escenario actual plantea una transformación de los negocios y especialmente de los estilos de liderazgo y de algunos puestos de trabajo. Por eso la capacitación continua y el foco en las personas resulta fundamental.
Trabajar en la generación de nuevos hábitos y el cambio en las conductas cotidianas, lleva un tiempo de procesamiento. Como cualquier proceso de cambio, probablemente al principio sea más resistido, por lo cual es importante contar con el acompañamiento y sostén de los líderes en ese proceso.
Uno de los desafíos para las áreas de Gestión Humana será recuperar en la medida de lo posible el clima organizacional pre pandemia (o seguir trabajando para mejorarlo), al mismo tiempo que dar soporte para la gestión de nuevo sistema de convivencia de los colaboradores. Es importante que las áreas de Gestión Humana incorporen estos conceptos a sus áreas de actuación, apoyándose en los profesionales de Seguridad y Salud Ocupacional.
Siempre hay una oportunidad en la crisis. Avanzar en la búsqueda de soluciones creativas que involucren a todos los actores implicados, permitirá diseñar un camino donde lo HUMANO esté en el centro de las acciones.
